Soluciones Integrales para la Gestión Documental
Almacenamiento y Custodia de Documentos
Resguardo Seguro y a Largo Plazo para tu Documentación Crítica
Descripción
En Docusafe, tus documentos están en las mejores manos. Nuestra bodega especializada, con capacidad para más de 60,000 cajas, cumple con los más altos estándares de conservación y seguridad. Ofrecemos un entorno protegido contra incendios, plagas y accesos no autorizados, con monitoreo las 24 horas.
¿Qué incluye este servicio?
- Recepción, clasificación y organización de documentos según las necesidades del cliente.
- Almacenaje en instalaciones seguras, con acceso controlado, monitoreo 24/7 y condiciones ambientales óptimas (temperatura, humedad y protección contra incendios).
- Sistemas de inventario y localización rápida, mediante códigos únicos para garantizar la trazabilidad de cada documento.
- Custodia de documentos confidenciales o sensibles, con protocolos de acceso restringido.
- Consultas bajo demanda: solicita cualquier archivo y lo entregamos en formato físico o digital (escaneado) en el menor tiempo posible.
- Transporte seguro de documentos desde y hacia tus oficinas.
Beneficios
- Optimización de espacio físico en tus oficinas.
- Reducción de costos operativos y administrativos.
- Acceso rápido y controlado a tu documentación histórica o vigente.
- Cumplimiento normativo en la gestión documental.
- Tranquilidad y respaldo legal en auditorías o procesos jurídicos.
Digitalización y Copiado
Transforma tus Documentos Físicos en Activos Digitales
Descripción
Facilita el acceso y la gestión de tu información con nuestros servicios de digitalización y copiado de alta calidad. Convertimos tus documentos en formatos digitales seguros y organizados, optimizando tus flujos de trabajo.
¿Qué incluye este servicio?
- Digitalización de documentos físicos (individuales o en lotes), utilizando equipos de alta resolución.
- Conversión de documentos a múltiples formatos digitales: PDF, JPG, TIFF, entre otros.
- Copiado de documentos en alta calidad, con opciones de ampliación y reducción si se requiere.
- Manejo de archivos confidenciales, con protocolos de seguridad y confidencialidad.
Beneficios
- Acceso rápido y seguro a tu información desde cualquier dispositivo.
- Mejora en la organización documental y trazabilidad de los archivos.
- Mayor eficiencia operativa y reducción de errores humanos.
- Cumplimiento de políticas de sostenibilidad y digitalización.
Organización e Indexación
Pon Orden en tu Archivo y Encuentra lo que Necesitas al Instante
Descripción
Nuestro equipo experto se encarga de organizar e indexar tus documentos de manera lógica y eficiente. Creamos sistemas de clasificación personalizados para que puedas localizar cualquier información de forma rápida y sencilla a través de nuestro portal web.
¿Qué incluye este servicio?
- Clasificación estructurada de documentos
- Ordenamiento físico y/o digital siguiendo normas y criterios personalizados.
- Indexación precisa que facilitan la búsqueda rápida y eficiente de documentos.
- Sistemas de búsqueda y recuperación, integrados a plataforma de gestión documental.
Beneficios
- Organización Profesional: Adiós al caos documental.
- Búsquedas Rápidas y Precisas: Ahorra tiempo y esfuerzo.
- Control Total: Conoce la ubicación y el estado de cada documento.
- Mejora la Productividad: Tu equipo trabaja de manera más eficiente.
Entrega en 24 horas
Tus Expedientes en tus Manos al Día Siguiente
Descripción
Solicita cualquier expediente en custodia y lo entregamos en un plazo de 24 horas, en formato físico en tus oficinas o digitalizado a través del portal web.
¿Qué incluye este servicio?
- Solicitudes por el portal web, con seguimiento del estado de cada entrega.
- Entrega física en tus oficinas mediante transporte seguro.
- Entrega digital: el expediente escaneado y disponible en el portal.
Beneficios
- Continuidad operativa: no esperas días por un documento.
- Un solo canal para pedir, recibir y devolver expedientes.
Destrucción Certificada de Documentos (con Reciclaje)
Eliminación Segura y Responsable de Documentos Confidenciales
Descripción
Cumple con las normativas de protección de datos y protege la información sensible de tu empresa y tus clientes con nuestro servicio de destrucción certificada. Garantizamos la eliminación total de los documentos, con la opción de reciclaje para un enfoque sostenible.
¿Qué incluye este servicio?
- Clasificación y control de materiales a destruir, con trazabilidad y registro desde el retiro hasta la destrucción final.
- Destrucción mecánica certificada, mediante trituradoras de grado industrial que cumplen con normas internacionales, asegurando la ilegibilidad total de los documentos.
- Emisión de certificado de destrucción, como respaldo legal y documental del proceso.
- Opciones programadas o bajo demanda, adaptadas al volumen y frecuencia que tu empresa necesite.
Beneficios
- Protección de la información confidencial de clientes, empleados y la propia empresa.
- Cumplimiento de normativas de protección de datos personales y leyes de archivo.
- Evita filtraciones de datos sensibles o estratégicos.
- Reducción del riesgo legal y reputacional.
- Contribución a la sostenibilidad: los residuos generados son reciclados de forma responsable.
Software de Gestión Documental
Es nuestra solución digital para la gestión integral de documentos, diseñada para optimizar, automatizar y asegurar los procesos de administración documental dentro de tu organización. Es una plataforma intuitiva, segura y escalable que permite tener el control total de tu información en formato digital, desde su ingreso hasta su archivo o destrucción. Ofrece una experiencia ágil, amigable y adaptada a diferentes industrias: legal, financiera, educativa, salud, gobierno, entre otras.
Principales funcionalidades
- Inventario en Línea de tus documentos y archivos
- Gestión de versiones y control de cambios, con historial completo de modificaciones.
- Control de acceso por niveles y usuarios, garantizando seguridad y trazabilidad.
- Búsqueda avanzada por palabras clave, fechas o categorías.
- Generación de Solicitudes de servicio; recogida, entrega, escaneo, copiado y destrucción segura.
Beneficio para empresas
- Ahorro de tiempo en búsquedas y procesos administrativos.
- Mejora en la toma de decisiones gracias al acceso inmediato a información clave.
- Cumplimiento de normativas de gestión documental y protección de datos.
Personalización y soporte
- Adaptamos la plataformar a tus necesidades específicas.
- Capacitación inicial y soporte técnico continuo.
- Actualizaciones regulares del sistema con mejoras de seguridad y funcionalidad.
SOC 2
Nuestra certificación SOC 2 es un reflejo de nuestro compromiso con la seguridad. Mantenemos los más altos estándares en la gestión de datos de nuestros clientes, algo que ha sido validado por un auditor externo. Esta certificación independiente confirma que nuestros controles de seguridad cumplen con los estrictos principios del AICPA (American Institute of Certified Public Accountants).
